Fasemodel for forandringer

DyrvigConsult rådgiver med udgangspunkt i en overordnet fasemodel for forandringer, der tilpasses den konkrete opgave og udfordring.

Modellen består af en projektmodel for en forandringsproces og en model for hvordan man inddrager  interessenterne i at  bakke op om forandrings-processen.

På højre side af trappen er anført de enkelte faser i projektmodellen for gennemførelse af forandringer.

På venstre side af trappen er anført de enkelte faser i inddragelse af interessenter og sikring af opbakning til de enkelte løsninger.

Faseopdelt proces

Forandringsprocesser forløber næsten aldrig som en helt lineær proces, men skal alligevel planlægges som en faseopdelt proces. Selv om man er nået til implementeringsfasen, kan det være nødvendigt at supplere sin analyse og opstille nye konkrete mål før man går videre.

Hvad er situationen

I fasen: “Hvad er situationen”, skabes overblik over de problemer og udfordringer, som opleves i organisationen, sammenholdt med de mål, som organisationen allerede har sat sig.

Analysefasen

Som baggrund for beslutning om hvilke forandringer, der skal gennemføres eller hvad der er særligt vigtigt i f.eks. et udbud, foretages en analyse af styrker, udfordringer, muligheder og barrier for implementering af forandringen.

Analysefasen kan bestå af en foranalyse og en detailanalyse.

Resultatet af foranalysen er et katalog over udfordringer og forslag til hvordan der kan arbejdes med udfordringen. Derudover kan foranalysen pege på områder, der skal analyseres nærmere.

I detail-analysefasen udføres en mere detaljeret analyse af udvalgte områder for at få en dybere forståelse for problemer og deres årsager og potentialet for forbedringer. Detailanalysen kan både være en kvantitativ analyse og en kvalitativ analyse. Den kvantitative analyse kan eksempelvis være en økonomisk analyse af nøgletal og efterfølgende beregning af potentialet for forbedringer i eget eller eksternt regi.

Den kvalitative analyse kan f.eks. være en organisatorisk analyse, analyse af kvaliteten og opfyldelse af kvalitative mål, marked, samarbejde med interessenter mv.

DyrvigConsult anvender forskellige værktøjer til at gennemføre analyser. Se også under fanen “organisationsudvikling”.

Målformulering og strategi for forandringer

Når der er opnået enighed om beskrivelsen af problemer og omfanget af muligheder og udfordringer, kan der efterfølgende arbejdes med at formulere konkrete mål og strategi for hvordan målene kan opnås.

Aktionsplaner

Når strategien er på plads, udarbejder vi mere konkrete aktionsplaner og projektbeskrivelser for de enkelte indsatser. Aktionsplaner omfatter dels en overordnet tids- og ressource og aktionsoversigt, dels delprojektbeskrivelser for hver delopgave. Projektbeskrivelserne omfatter delmål kvalitetsniveau, tids- og ressourceplan for den enkelte opgave og hvilke kompetencer der skal udvikles via projektet.

Implementering og målopfyldelse

På baggrund af de konkrete aktionsplaner, gennemføres implementeringen af forandringerne og der måles løbende på om målene nås og der foretages eventuelt justering af planerne.

Opfølgning

Det er vigtigt at sikre at forandringerne virker efter hensigten og de nye mål fortsat er gældende. Derfor anbefales det at foretage en evaluering med jævne mellemrum. Evalueringen kan eventuelt munde ud i justeringer af både mål, planer, processer og organisering mv.

Interessentinddragelse

For at forandringerne skal virke, er det vigtigt at den rette interessentinddragelse foretages gennem alle faser. Mange ideer og løsningsmodeller  kan med fordel udvikles med inddragelse af brugere, medarbejdere, kunder, politikere, borgere og så videre. Det er målet at interessenterne skal bidrage for at opnå bedre løsninger og at der kan ske en efterfølgende implementering af løsningen.

Problemfase

Interessefase

I fasen hvor der skal formuleres konkrete løsningsforslag skal forslag drøftes og udvikles med interessenterne for at sikre efterfølgende forankring. Der skal skabes grundlag for at interessenterne har interesse i at bidrage og være en del af løsningen.

Indrullering

Aktionsplaner skal udarbejdes i samarbejde med dem, der efterfølgende skal implementere løsningerne og det er vigtigt at også øvrige interessenter indrulleres i at skabe aktionsplanerne, således at implementeringen lykkes.

Denne fase er meget afgørende for at de forskellige indsatser forankres i organisationen og der er ofte et stort læringselement for medarbejdere i processen.

Mobilisering

I implementeringsfasen er det vigtigt at de enkelte interessenter mobiliseres til at bidrage således at implementeringen lykkes. Noget af det, der går galt i forandringsprocesser er at der ikke sættes nok ressourcer af til implementeringen og opfølgningen, hvorfor mange forandringer reelt ikke sker som planlagt.